Evolution de la norme RSPO – Certification de chaîne d’approvisionnement durable pour l’huile de palme

En février 2020, le RSPO a publié la nouvelle norme RSPO SCC 2020. A cet effet, nous souhaiterions vous donner quelques informations sur certains des changements les plus importants. La nouvelle norme RSPO SCC a été publiée le 1er février 2020 et rentre en vigueur à partir de cette date. La période de transition a été définie par le RSPO jusqu'au 01 février 2021.

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À partir du 1er février 2021, la nouvelle norme est obligatoire dans tous les audits de certification. Cela s'applique à la certification initiale ainsi qu'à la surveillance et à la recertification. Les entreprises certifiées peuvent donc décider d’une date d'audit avant le 01.02.2021 si elles souhaitent être auditées selon l'ancienne ou la nouvelle norme. 

Nous leur recommandons cependant de répondre le plus rapidement possible aux exigences de la nouvelle norme. Voici un bref résumé des principaux changements:

Les principaux changements (selon RSPO)

- Le site recevant des produits à base d’huile de palme certifiés RSPO doit s'assurer que les produits sont bien certifiés RSPO sur une base mensuelle (vérification de la validité de la certification de la chaîne d'approvisionnement des fournisseurs ou de la licence des concessionnaires et distributeurs via le site RSPO) ou via la plateforme informatique RSPO (PalmTrace) en confirmant ces informations.

- Les membres impliqués dans l'approvisionnement amont (c'est-à-dire achetant directement à un moulin / huilerie) doivent publier une liste des moulins / huileries (certifiés et non certifiés) tous les six mois avec des informations pertinentes sur les moulins, comme le nom, les coordonnées GPS, la société mère, le pays et identité de l'usine selon la Universal Mill List (UML ID) (Remarque DNV GL: par exemple sur leur site Internet). - L'enregistrement des transactions sur la plateforme informatique RSPO (PalmTrace) par les acteurs de la chaîne d'approvisionnement mentionnés en 5.7.1 doit être enregistré dans un délai de 3 mois.

PRECISIONS IMPORTANTES POUR RENFORCER LA NORME SCC (selon RSPO)

• Les distributeurs et détaillants qui ne répondent pas aux définitions de l'article 4 doivent être, à défaut, certifiés.
• Le certificat RSPO est valable cinq (5) ans et offre la possibilité de demander une licence dans la plate-forme de négociation informatique de RSPO (PalmTrace) chaque année après avoir réussi l’audit. Le certificat n'est valide que si la licence est active dans la plate-forme informatique de la RSPO (PalmTrace).
•  Dans la norme révisée de certification de la chaîne d'approvisionnement, le Module D (CPO Huileries: Identity Preserved) et le Module E (CPO Huileries: Mass Balance) ont été extraits et inclus dans le cadre du Principe 3 des Principes et critères RSPO (P&C) 2018.

MISE À JOUR POUR LES MEMBRES MULTI-SITE ET GROUPE

Le module F (certification multi-sites) et le module G (certification de groupe de la chaîne d'approvisionnement) ont été inclus en annexes.

MISE À JOUR POUR LA RESTAURATION ET L’INDUSTRIE OLEOCHIMIQUE

En outre, la norme SCC 2020 a inclus en annexe les règles RSPO pour les produits oléochimiques et leurs dérivés, ainsi que le guide pour la certification de la chaîne d'approvisionnement RSPO des entreprises agroalimentaires.

Autres modifications aux modifications (sans prétendre être exhaustives)

Structure et définitions

• La structure et les numéros de chapitre de la nouvelle norme ont été modifiés et des règles supplémentaires ont été intégrées dans la norme, par exemple le traitement des produits oléochimiques et des dérivés.
• Davantage d'exigences existantes ou nouvelles ont été décrites dans les annexes (sept au lieu de 3)
• Des informations plus claires sont disponibles lorsqu'un commerçant (distributeur / commerçant) a besoin d'une certification.
• Une certification est requise pour tout reconditionnement, réétiquetage ou transformation physique.

Responsables RSPO

À l'avenir, plusieurs personnes peuvent être responsables de la mise en œuvre et du respect de toutes les exigences (Remarque DNV GL: par exemple, la Direction) 5.3.1. Audits internes. Le personnel effectuant les audits internes doit être familiarisé avec les exigences de la norme (5.3.3.a). Les auditeurs internes ne sont pas autorisés à auditer leur propre travail (5.3.3.b) et toute divergence constatée dans l'audit interne doit être corrigée en temps opportun et de manière appropriée (5.3.3.c). Les usines indépendantes doivent immédiatement informer leur organisme de certification si une surproduction du tonnage certifié est prévisible. 

Externalisation à des sous-traitants 

Les nouveaux sous-traitants qui traitent des produits certifiés RSPO pour le compte du détenteur du certificat ou effectuent une manutention physique doivent être notifiés à l'organisme de certification avant le prochain audit (5.5.4). L'organisme de certification décide sur la base d'une évaluation des risques si le sous-traitant doit être visité sur place. (Remarque DNV GL: cela peut entraîner des coûts d'audit plus élevés pour l'entreprise). 

Revue de formation et de gestion 

Le plan de formation obligatoire du RSPO doit être revu annuellement (5.8.1). Les registres de formation doivent être conservés (5.8.3). 

Tenue du livre des comptes 

La comptabilité 

La comptabilité prise en compte est celle retenue par rapport à la période de revue pour le premier audit de surveillance, car la période habituelle de 12 mois ne peut pas être appliquée à cet effet (5.9.3). Pour les usines indépendantes, la comptabilité a été décrite (5.9.4). 

Réclamations 

L'entreprise doit mettre en œuvre et maintenir des procédures documentées pour recevoir et résoudre les plaintes des parties prenantes (5.12.1) (Remarque DNV GL: cela doit inclure la manière dont une partie prenante peut et doit se plaindre auprès de l’entreprise certifiée. Ces documents doivent être publics). 

Revue de Management 

Les commentaires des parties intéressées (Remarque DNV GL: pas seulement les clients) doivent être pris en compte (5.13.2c). Les besoins en ressources pour une mise en œuvre efficace du système de management doivent être évalués (5.13.2). 

Mass balance (équilibre des masses achats / ventes) 

Un seul des systèmes mass balance possibles peut être appliqué au cours d'une période considérée (C.3.2).

Certification multi-sites 

La certification multi-sites est maintenant décrite à l'annexe 2. Si le siège social dispose également d'un site de production, les deux sites sont comptés comme un seul site (annexe 2, 1.3). La nouvelle norme SCC et toutes les autres réglementations pertinentes sont disponibles sur le site Web du RSPO: DNV GL recommande à toutes les entreprises certifiées de se conformer aux nouvelles exigences et informations clarifiées de la norme dès que possible. À cette fin, une analyse des écarts (GAP analysis) semble être utile, dans laquelle la différence avec le système de management existant est identifiée. Les modifications et ajouts nécessaires doivent être effectués rapidement, car tous les audits à partir du 01.02.2021 doivent démontrer la mise en œuvre effective des nouvelles exigences et pas seulement une mise à jour de la documentation.