BRC - Prise de position et protocole sur les audits non-annoncés répondant aux critères du GFSI

Le GFSI Benchmark Version 2020 a introduit une nouvelle exigence (BRCGS Food Safety, Packaging Materials, Storage & Distribution).

Les sites certifiés doivent maintenant faire l’objet d’au moins un audit non-annoncé tous les 3 ans.  C’est-à-dire que le site doit faire l'objet d'au moins un audit non-annoncé entre 2022 et 2024, les audits non-annoncés suivants ayant lieu au moins tous les trois ans.

Cette nouvelle exigence offre aux entreprise l’opportunité :

- de démontrer leur confiance dans leurs systèmes et procédures, dans la mesure où ils peuvent être soumis à un contrôle non-annoncé,

- d'adopter une culture de la sécurité alimentaire prête à être auditée,

- d'améliorer la confiance des clients, en leur fournissant un audit indépendant et non-annoncé des systèmes et des procédures qui démontre qu'elles maintiennent leurs systèmes en bon état.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Tous les sites certifiés selon une norme de référence du GFSI pour la sécurité alimentaire, les matériaux d'emballage ou le stockage et la distribution en utilisant un programme d'audit annoncé.

Ceci inclut les audits annoncés pour :

-          BRCGS Food Safety,

-          BRCGS Packaging Materials,

-          BRCGS Storage & Distribution,

Les sites qui ont opté pour le programme d'audit entièrement non-annoncé ne sont pas affectés par ce changement et continueront à suivre le protocole d'audit non-annoncé décrit dans la norme pour laquelle ils sont certifiés. Lorsqu'un site choisit de revenir au programme d'audit annoncé, ces exigences s'appliquent.

Calendrier pour l'introduction des audits non-annoncés

Les audits du BRCGS commençant le 1er février 2021 ou après seront réalisés conformément à ce protocole.

Pour le stockage et la distribution, ces exigences ne s'appliquent qu'à l'édition 4, et donc aux audits à partir du 1er mai 2021.

Par conséquent, après ces dates, suite à la délivrance d'un certificat, l'organisme de certification indiquera au site si sa prochaine évaluation sera annoncée ou non. Par exemple, si un site doit faire l’objet d’un audit annoncé en juin 2021, celui-ci se déroulera comme d'habitude. Après cet audit et la décision concernant le certificat, le site rejoint automatiquement le programme 1 sur 3 et sera informé si son prochain audit sera annoncé ou non.

Processus de planification de l'audit

L'organisme de certification est responsable de la gestion du processus d'audit et doit s'assurer que dans la période de 3 ans, tous les sites certifiés ont reçu au moins 1 audit non-annoncé.

Il est donc prévu que chaque année, l'organisme de certification vise à ce qu'environ un tiers des sites certifiés BRCGS, dans le cadre du programme d'audit annoncé, soit réalisé sous forme d'audits inopinés (en plus des sites qui ont opté pour le programme d'audit totalement non-annoncé). Les organismes de certification discuteront des options d'audit avec les sites et les informeront de l'année où l'audit inopiné aura lieu. Bien entendu, la date réelle de l'audit non-annoncée n’est pas communiquée au site.

Cette discussion doit avoir lieu dans les 3 mois suivant le dernier audit, afin que le site puisse savoir si un audit non-annoncé aura lieu l'année suivante.

L'audit non-annoncé peut avoir lieu à tout moment au cours des 4 mois avant la date d'échéance de l'audit. Cette période, durant laquelle un audit peut avoir lieu, comprend les 28 jours précédant immédiatement la date d'échéance de l'audit. Il convient de rappeler que les audits BRCGS ne peuvent pas avoir lieu après la date d'échéance de l'audit, sauf concession en cas de circonstances exceptionnelles.

Le premier audit BRCGS (initial) sur un site doit être annoncé, sauf si le site a spécifiquement demandé un audit non-annoncé.

Lorsqu'une entreprise effectue un audit distinct du siège social avant les audits de ses sites de production individuels, l'audit du siège social peut être réalisé en tant qu'audit annoncé (seuls les audits des sites de production doivent être non-annoncés).

Lorsqu'un site a besoin d'un audit d'extension du champ d'application, distinct de l'audit annuel prévu, par exemple, en raison de l'introduction d'un nouveau produit ou d'un nouveau processus, cet audit peut être réalisé en tant qu'audit annoncé.

Pour le Storage and Distribution: L'année où un site doit faire l’objet d’un audit non-annoncé, les opérations de S&D auront le choix entre deux options : l'option 1, totalement non-annoncée, et l'option 2, partiellement non-annoncée et partiellement annoncée.

L'organisme de certification aura besoin de quelques informations supplémentaires pour l'aider à planifier les audits et s'assurer que l'auditeur ne se présente pas en l'absence de production (exemple : calendriers de production). Il est important que ces informations restent à jour et que tout changement soit notifié à l'organisme de certification en temps utile. Le site est responsable de la communication de tout changement en temps utile.

Planification

L'audit non-annoncé remplacera l'audit normal prévu (annoncé). Il peut avoir lieu à n'importe quel moment au cours des 4 derniers mois du cycle de certification, y compris les 28 derniers jours avant la date d'échéance de l'audit (c'est-à-dire un audit non-annoncé dans les 4 mois précédant la date d'échéance de l'audit).

Les audits ne peuvent avoir lieu que les jours de semaine, pendant les activités normales du site, sauf si d'autres dispositions ont été convenues à l'avance avec le site.

 « Non-Audit Days »

Il est attendu que la conformité à la norme soit maintenue à tout moment et que le site soit donc prêt pour l'audit. Cependant, il peut y avoir des dates où un audit ne peut véritablement avoir lieu, par exemple, lorsqu'il n'y a pas de production ou que le site est fermé.

Par conséquent, un site peut désigner un maximum de 10 jours pendant lesquels il ne sera pas disponible pour un audit. Les sites dont le calendrier d'audit est de 6 mois (par exemple, les sites certifiés selon la norme alimentaire avec les grades C ou D) peuvent désigner un maximum de 5 jours.

Les jours où l'usine ne fonctionne pas (par exemple, les jours fériés ou les vacances du site) ne sont pas inclus dans les 10 jours (ou 5 jours). Ces jours de non-production doivent être notifiés à l'organisme de certification.

Audit non-annoncé

Les procédures et le contenu de l'audit sont identiques, que l'audit soit annoncé ou non. Toutefois, les audits annoncés commenceront par une brève réunion d'ouverture suivie d'une inspection immédiate des installations de production. L'audit des installations de production devrait commencer dans les 30 minutes suivant l'arrivée de l'auditeur sur le site.

Il convient de noter que les audits mixtes (utilisant les TIC ou la technologie à distance) ne sont pas autorisés dans le cadre d'un audit inopiné.

Non-disponibilité du personnel clé lors de la réunion d'ouverture ou de clôture ou pendant l'audit

Les normes exigent que le plus haut responsable de la production ou de l'exploitation (c'est-à-dire celui qui est responsable de la gestion pratique du site) soit présent aux réunions d'ouverture et de clôture. Certains responsables peuvent être absents le jour de l'audit en raison d'autres engagements ; cependant, un suppléant désigné doit toujours être disponible. Par exemple, dans la norme alimentaire

- la clause 1.1.11 exige que le responsable de la production ou des opérations assiste aux réunions d'ouverture et de clôture.

- la clause 1.2.1 exige une documentation claire concernant la personne qui remplace la personne responsable en son absence.

Lorsqu'un membre clé du personnel, par exemple le responsable technique (ou le responsable qualité), est absent le jour de l'audit, cela ne sera pas accepté comme une raison pour empêcher l'audit de se dérouler. Il est prévu que les responsables soient remplacés en leur absence.

Production saisonnière

Les sites saisonniers sont inclus dans l'obligation d'effectuer des audits non-annoncés. Cependant, les règles suivantes s'appliquent :

- les dates de production saisonnière prévues doivent être communiquées à l'organisme de certification et tenues à jour,

- lorsque la durée de la saison est inférieure à la fenêtre d'audit de 4 mois, le nombre maximum de jours de non-audit sera réduit au prorata (par exemple, si la saison de production ne dure que 2 mois, cela équivaut à la moitié de la fenêtre d'audit et, par conséquent, le nombre maximum de jours de non-audit dont dispose le site est de 5 jours, c’est-à-dire la moitié de l'allocation normale de 10 jours).

Référence : BRCGS079: Position Statement and protocol on Unannounced Audits & Meeting the GFSI Benchmark - Version 2.1: 01/03/2021

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