Rapport d'audit

Les informations présentées en réunion de clôture sont rédigées dans le rapport d’audit. Ce rapport focalisé sur les priorités de la direction devient un véritable outil de communication interne, factuel et parlant pour tous.

Le rapport comporte une partie liée à l’évaluation du système de management en regard des domaines prioritaires et une partie technique qui rassemble les constats d’audit. Ces informations permettent également d’identifier des bonnes pratiques de management qui peuvent aider d’autres sites du groupe.

Partie 1 : Rapport pour le management

Cette première partie concentre les observations générales de l’équipe d’audit et l’évaluation de performance du/des domaine(s) prioritaire(s) retenu(s) pour l’audit.

Les informations contenues permettent d’optimiser l’implication et la communication des résultats de l’audit à tous les niveaux.

De plus, la Direction est directement intéressée par les résultats de l’audit, sans que le jargon normatif ne perturbe la compréhension et l’impact de ces résultats.

Le rapport pour le management comporte deux parties essentielles :

• La première partie synthétise :
  • Les impressions générales formulées par le Responsable d’audit, 
  • Les points forts observés,
  • Les opportunités de progrès.
• La seconde partie constitue la restitution relative au(x) domaine(s) prioritaire(s). Pour chaque domaine retenu, le Responsable d’audit commente les éléments de constatations qu’il retient de son évaluation et positionne le niveau de maîtrise estimé sur une échelle simplifiée présentant 5 niveaux de maturité.

Partie 2 : Rapport Technique 

Cette partie est présentée sous la forme d’une liste des constatations, regroupées dans un fichier Excel qui est diffusé à l’entité pour qu’elle puisse y apporter ses réponses. Ces dernières sont revues et évaluées par le Responsable d’audit sur ce même support. A chaque audit, un nouveau volet est ajouté au fichier Excel ce qui permet de tracer efficacement l’ensemble des points d’amélioration relevés au cours du cycle de certification et d’assurer la continuité des prestations d’un audit sur l’autre. La finalité d’un audit est avant tout de valider le bon fonctionnement de l’organisation, les constatations sont hiérarchisées selon une échelle comportant 5 niveaux de Maîtrise :

• Non-Conformité Majeure (NC1) 
  • Absence totale ou mise en œuvre déficiente d’un ou de plusieurs éléments du Système de Management, ou une situation qui peut entraîner des doutes significatifs quant à la délivrance du produit ou service par rapport aux exigences contractuelles.
  • Ensemble de non-conformités de Catégorie 2 toutes relatives à une même exigence de la norme, montrant que la mise en œuvre du Système de Management est inefficace.
  • Non-conformité Catégorie 2 relevée lors d’un audit précédent mais qui n’aurait pas été traitée.
  • La certification ne peut être attribuée ou renouvelée qu’une fois toutes les NC1 clôturées. Pour cela,  les réponses et propositions d’actions doivent avoir été vérifiées et approuvées par le responsable d’audit avant l’expiration du délai de réponse.
• Non-Conformité Mineure (NC2)
  • Écart isolé dans l’exécution ou la maîtrise d’une exigence de la norme ou du système de management qui ne met pas en évidence une défaillance du système mais peut laisser un doute sur le respect des exigences quant à la conformité du produit ou service.
  • Pour rappel : la certification ne peut être attribuée ou renouvelée tant que les réponses et propositions d’actions relatives à une NC2 n’ont pas été acceptées par le responsable d’audit.
• Observation
  • Constatation méritant d’être signalée afin d’être clarifiée, améliorée mais ne remettant pas en cause le système de management et/ou la qualité du produit/service
  • Constatation qui n’affecte pas encore le système de management mais qui peut être jugée par l’auditeur comme une source potentielle de risque, par exemple : Commentaires sur une situation qui représente un potentiel de risque/criticité
  • Demande de clarification ou notes à l’attention de la direction du site mais également à l’attention de l’auditeur chargé du prochain audit.
• Opportunité d’Amélioration
  • Moyen suggéré pour accomplir une activité ou répondre aux intentions d’une exigence formelle de telle manière que cela engendre une amélioration.
  • Cette suggestion d’amélioration repose habituellement sur les Bonnes Pratiques du secteur ou l’expérience de l’auditeur. Une recommandation peut être faite lorsque l’auditeur souhaite voir une amélioration sur une activité qui n’est pas considérée comme une non-conformité ou une observation.
• Effort Digne de Mention
  • Performance qui excède les attentes en terme d’efficacité ou d’efficience et fournit un modèle à suivre par tous (Bonnes Pratiques).
  • Une pratique digne de Mention est une situation positive ou une force qu’il est recommandé de pérenniser et diffuser au sein de l’organisation.