Suspension : Invalidation limitée dans le temps d'un certificat 

Retrait : Invalidation permanente d'un certificat

Initiation de la suspension ou du retrait

DNV peut initier une suspension dans les cas où : 

1. Les systèmes de management certifiés ont, par exemple, constamment et gravement manqué aux exigences de certification :

• Défaut de réponse adéquate à l'identification de la ou des non-conformités identifiées
• Le système de management ne reflète pas l'organisation et les processus actuels,
• par exemple, à la suite de changements, d'acquisitions, de diversification, etc.
• La majeure partie du système de management n'est pas déployée

2. Les audits de surveillance et les audits de recertification ne sont pas autorisés à être réalisés selon la fréquence requise ou comme prévu.

3. Violation des termes de l'accord de certification signé, par exemple : 

• Non-paiement des frais
• Utilisation incorrecte de la marque de certification et référence à la certification

4. Le client demande volontairement une suspension temporaire

5. Des preuves sont reçues des autorités etc. qui pourraient affecter le statut du certificat, par exemple : 

• Preuve de non-conformité aux exigences réglementaires/statutaires pertinentes pour le système de management certifié.
• Preuve d'un système de management inefficace en cas d'incidents/accidents graves.

La direction et le personnel autorisé au sein de l'unité DNV qui a délivré le certificat décideront de l'action à entreprendre, sur la base d'un examen et d'une prise en compte des preuves. Si une suspension est décidée, le processus ci-dessous doit être suivi.

La suspension d'un certificat est normalement la première étape, suivie du retrait si le problème n'est pas résolu dans les délais impartis. En fonction de la gravité du cas, DNV peut décider d'un retrait direct du certificat.

Lorsque l'échec du système de management est lié à une partie spécifique de l'organisation, à des produits spécifiques, etc., DNV peut également considérer une réduction du champ d'application de la certification comme une alternative à la suspension. DNV peut également choisir de ne donner au client qu'un avertissement que la suspension est envisagée.

Suspension

La décision de suspendre un certificat est communiquée au client par une lettre officielle. La lettre doit inclure : 

• Une déclaration sur la décision de suspendre le certificat comprenant une description correcte de la situation, une argumentation et une référence à des preuves objectives.
• Le droit de répondre et de faire appel de la décision. Normalement, un préavis de 10 jour ouvrable est donné pour la réponse et l'appel. Un appel peut être déposé par le biais de la procédure de réclamation.
• Date de début de la suspension (normalement à partir de la date de réception de la lettre)
• Conditions et date d'échéance de l'action requise pour révoquer la suspension, et conséquences si les actions satisfaisantes ne sont pas réalisées.
• Les moyens de suivi par DNV pour vérifier que les conditions ont été remplies et que les actions correctives nécessaires ont été mises en œuvre.
• Une déclaration indiquant que le certificat n'est pas valable pendant la suspension et que l'utilisation de tout matériel publicitaire contenant une référence au certificat est interdite pendant la période de suspension.
• Une déclaration selon laquelle le client et DNV doivent informer tous les demandeurs que le certificat est suspendu.

Un certificat ne peut être suspendu pendant plus de 6 mois.

Suivi

DNV vérifiera que les conditions sont remplies et que les actions correctives demandées sont mises en œuvre.

En fonction de cette vérification, DNV va soit :

• Déclarer un résultat positif, révoquer la suspension et déclarer un certificat valide.
• Déclarer un résultat négatif en raison de l'incapacité à résoudre les problèmes qui ont entraîné la suspension. Cette situation entraîne normalement le retrait définitif du certificat. (Voir ci-dessous)
• Dans les deux cas, le client recevra une lettre confirmant le résultat.

Retrait

Le retrait du certificat est engagé si :

• Le client ne remplit pas les conditions de la suspension
• Une suspension n'est pas considérée comme une action adéquate.

La décision de retirer un certificat doit être communiquée officiellement au client, y compris les exigences :

• Mettre fin à l'utilisation de la marque de certification et à toute référence à la certification
• Renvoyer le(s) certificat(s) et les copies à DNV

Le client a le droit de faire appel. Un appel peut être déposé par le biais de la procedure de réclamation.