Cette procédure est établie pour garantir la transparence du processus de suspension ou retrait de certificats lorsque cela est nécessaire. Les définitions suivantes s'appliquent :
Suspension: Invalidation momentanée d'un certificat
Retrait : Annulation définitive d'un certificat
Déclenchement du processus de suspension ou retrait
DNV peut engager une procédure de suspension dans les cas où, par exemple:
Le système de management a été évalué comme constamment et sérieusement dans l'incapacité de satisfaire aux exigences de la certification comme par exemple :
L'incapacité à répondre de manière appropriée aux non-conformités identifiées
Le système de management ne reflête pas l'organisation et/ou les processus actuels, à la suite de changements importants, d'acquisitions, diversifications ou autres.
Une part importante du système de management n'est pas déployée.
Le client n'a pas autorisé la réalisation des audits de surveillance et/ou de recertification selon la fréquence requise ou planifiée
Non-respect des termes du contrat de certification signé :
Absence de réglement des factures
Utilisation abusive des marques de certification et/ou de la référence faite à la certification
Client ayant volontairement requis une suspension temporaire
Constat reçu de la part d'autorités, clients, etc,... susceptibles de remettre en cause le statut du certificat, par exemple:
Preuve d'une non-conformité à des exigences réglementaires/légales applicables au système de management certifié
Preuve d'inefficacité du(des) système(s) de management à la suite d'incidents/accidents importants.
La suspension d'un certificat est normallement considéré comme une première phase, suivie du retrait si les points motivant la suspension ne sont pas résolus dans les délais impartis. En fonction de l'importance du cas, DNV pourra décider de procéder directement au retrait du certificat.
Lorsqu'une défaillance du système de management est liée à une partie spécifique de l'organisation, des produits particuliers, etc,.., DNV pourra aussi envisager la réduction du périmètre de certification comme une alternative à la suspension.
DNV pourra aussi décider d'adresser un avertissement au client, l'alertant sur le fait qu'une suspension est envisagée.
Suspension
La décision de suspendre un certificat doit être communiquée par écrit au Client. La lettre devra détailler :
Une déclaration de la décision de suspension du certificat comprenant la description appropriée de la situation, les arguments et la référence aux preuves objectives.
Le droit de réponse et d'appel à la décion. Normalement, 10 jours sont accordés pour la présentation écrite d'une réponse ou d'un appel. Un appel peut être déposé par le biais de la procédure d'appel, plaintes et contestations.
La date d'entrée en vigueur de la suspension (normalement à compter de la date effective de réception de la lettre)
Les conditions et délais d'action pour mettre un terme à la suspension, et les conséquences potentielles si des actions adéquates ne sont pas conduites.
Les moyens de suivi exigés par DNV pour vérifier que les conditions sont à nouveau satisfaites et que les actions correctives requises ont été effectivement mises en oeuvre
Une déclaration indiquant que le certificat est invalide pendant sa période de suspension et qu'il est interdit de faire appel à toute forme de promotion contenant une référence à la Certification pendant toute la durée de la suspension.
A déclartion indiquant que le Client et DNV devront tous deux informer tout demandeur de la suspension du certificat
Un certificat ne peut être suspendu pour une durée excédant 6 mois.
Suivi
DNV vérifiera que les conditions sont à nouveau remplies et que les actions correctives demandées ont bien été mises en oeuvre. En fonction des résultats de cette vérification, DNV pourra :
Déclarer un résultat positif, surseoir à la suspension et revalider le certificat
Déclarer un résultat négatif en raison de l'incapacité à résoudre les points qui ont motivé la suspension. Cette situation doit normalement déclencher un retrait permanent du certificat. (voir ci-dessous)
Dans tous les cas, le Client recevra une lettre confirmant officiellement le résultat du suivi.
Retrait
Le retraint doit être envisagé si :
Le Client ne répond pas aux conditions de la suspension
Une suspension n'est pas considerée comme étant une action envisageable.
La décision de retirer un certificat doit être signifiée au Client par écrit et comprendre les exigences relatives :
A l'arrêt immédiat de l'utilisation des marques de certification et de référence à la certification
Au retour du(des) certificat(s) et des copies à DNV
Le Client a le droit de présenter un recours. Un appel peut être déposé par le biais de la procédure d'appel, plaintes et contestations.