La certification ou la reconnaissance selon un référentiel sont les résultantes d’une évaluation réussie par un organisme Tierce-partie indépendant comme DNV. Après avoir décidé du référentiel de management que vous voulez mettre en place, il y a quelques étapes à respecter pour vous y préparer.
Le processus de certification variera légèrement en fonction des différents services (certification de systèmes, produits, changements climatiques, ...) ou de règles d'accréditation particulières (sectorielles ou applicable à un référentiel spécifique). Pour vous permettre de vous familiariser avec le chemin vers la certification, nous avons choisi à titre d'exemple, le cas d'une certification d'un système de management.
Comment puis-je me préparer à la certification accréditée ?
Après avoir choisi le référentiel de management que vous voulez déployer, il faut prévoir de respecter certaines étapes pour bien vous préparer. L’expérience a démontré que quelques astuces simples, parfois apparemment banales, se sont avérées inestimables pour les entreprises qui visaient l’obtention d’une certification. Lorsque vous vous lancez, gardez à l’esprit :
- Assurez-vous que vous entamez le processus avec la bonne attitude.
- Ayez une compréhension globale du concept sous-jacent au référentiel et utilisez le référentiel comme un guide de travail dans la constitution de votre système de management.
- Sachez quels éléments du référentiel sont applicables dans votre contexte et pensez à l’implication qu’aura leur implantation dans la société.
- Utilisez le référentiel comme un outil d’amélioration.
- Ayez une vision précise des risques et processus qui affectent significativement la capacité de votre organisation à atteindre ses objectifs.
- Préparez minutieusement la sélection de votre partenaire pour la certification.
Quelles étapes dois-je suivre ?
Vous trouverez, ci-dessous, 10 étapes générales qui vous accompagneront sur la voie de la certification :
Procurez-vous le référentiel
Obtenez et lisez une copie du référentiel pour vous familiariser avec les exigences applicables. Puis vous devrez décider si la certification/reconnaissance selon ce référentiel présente un intérêt pour votre organisation.Revoyez les publications et les logiciels
Il existe un nombre important d’informations disponibles, publiées pour vous assister dans la compréhension et la mise en œuvre du référentiel.Constituez une équipe et définissez votre stratégie
L’adoption d’un système de management doit être liée à une prise de décision stratégique impliquant l’ensemble de l’organisation. Il est vital que la totalité de l’encadrement participe au lancement du projet. Ils décident de la stratégie opérationnelle que le système de management devra soutenir. En complément, vous devrez mettre en place une équipe dédiée au développement et au déploiement de votre système de management.Identifiez vos besoins de formation
Les membres de votre équipe en charge de l’implantation et la maintenance de votre système de management auront besoin de connaître précisément les détails du référentiel choisi. Il existe un large éventail de cours, ateliers de travail et séminaires conçus pour répondre à ces besoins. DNV délivre de nombreuses sessions de formation de par le monde. Vous pouvez aussi visiter nos pages Formations pour prendre connaissance de notre catalogue en ligne ou vous inscrire sur une session.Evaluez l’option Consultant
Les consultants indépendants seront en mesure de vous conseiller sur une stratégie de déploiement faisable, réaliste et économiquement viable.Développez un manuel du système de management
Votre manuel doit décrire les politiques et activités de votre société. Via le manuel, vous fournissez une description précise de votre organisation et des bonnes pratiques adoptées pour satisfaire concrètement les attentes de vos clients et parties intéressées.Rédigez des procédures
Les Procédures décrivent les processus de votre organisation, et les bonnes pratiques pour exécuter efficacement ces processus. Pour chaque processus, ces procédures devraient répondre aux questions suivantes :
- pourquoi ?
- qui ?
- quand ?
- où ?
- quoi ?
- comment ?Déployez votre système de management
Communication et formation sont les clés du succès du déploiement. Durant la mise en œuvre, votre organisation commencera progressivement à travailler selon les procédures qui auront été développées pour documenter et démontrer l’efficacité du système de management.Pensez à une pré-évaluation
Vous pouvez choisir de conduire une évaluation préliminaire de votre système de management réalisée par un organisme de certification. Le but de ceci est d’identifier les zones de non-conformité et de vous permettre de corriger ces points avant d’engager le processus formel de certification. Recevoir une non-conformité constitue une forte opportunité d’amélioration de votre système de management et des actions à conduire pour assurer sa conformité au référentiel.Sélectionnez votre organisme de certification
Sachant qu’au-delà de la certification initiale, celle-ci devra être maintenue, votre relation commerciale avec l’organisme de certification sera instaurée pour plusieurs années. Pour avoir un système de management efficace, l’amélioration continuelle est une clé essentielle. DNV vous aidera a dégager un maximum de valeur du processus de certification, en faisant ressortir les forces et opportunités de progrès. Pour le Top Management cela signifie accroître la connaissance sur la capacité de l’organisation à accomplir ses objectifs stratégiques. Dans cette ère de surveillance accrue des entreprises, il est aussi indispensable de choisir un organisme de certification au-dessus de tout reproche.
Lorsque vous estimez que votre système de management est correctement déployé, qu’il est prêt pour la certification, et que vous avez choisi votre organisme de certification, vous êtes parés pour entamer le processus de certification accréditée.
