Avoir un système de management certifié peut être un chemin en direction de l'amélioration opérationnelle. C'est aussi devenu une exigence contractuelle quasi-systématique. Mais qu'est-ce que la certification accréditée et comment se déroule de processus de certification ?

Qu'est-ce que l'Accréditation ?
L'organisme d'Accréditation vérifie la compétence du certificateur. Pour remplir les critères d'accréditation, un organisme évalue le certificateur Tierce-Partie selon les exigences d'une norme établie. C'est d'une certaine manière l'auditeur qui est audité par l'autorité de tutelle.

Qu'est-ce que la certification Tierce-Partie ?
La certification accréditée de systèmes de management est nécessaire pour démontrer la conformité par rapport à un référentiel. Les organismes de certification Tierce-Partie auditent des organisations envisagent d'obtenir la certification selon un référentiel/une norme spécifique.

Qu'est-ce que la Risk Based Certification™?
La Risk Based Certification est la méthodologie exclusive de DNV pour la conduite d'audit de certification de tous types de systèmes de management. Savoir où porter prioritairement les efforts d'amélioration est critique pour une meilleure maîtrises des éléments de risque qui peuvent menacer votre réussite commerciale. Avec notre Risk Based Certification, le processus de certification est adapté pour évaluer les risques opérationnels que vous sélectionnez.

Vous fournissez des informations sur ce que vos processus ont de plus crucial pour la réussite de vos activités. Tout en vérifiant la conformité par rapport au référentiel choisi, nous évaluons votre niveau de performance dans ces domaines prioritaires et vous aidons à identifier les points sur lesquels concentrer vos efforts de progrès. Si le système est réputé conforme, la permière donnée de sortie reste toujours un certificat, mais en addition, vous bénéficiez d'une évaluation de votre performance sur des points votre organisation critiques pour votre succès.

Comment puis-je faire certifier mon système de management par DNV ?
Un système de management réussi sera celui qui est amélioré continuellement. Le système de management et le certificat doivent tous deux être maintenus. Dans ce but, la certification accréditée repose sur deux cycles consécutifs : la première certification et le maintien du certificat. Nous appliquons notre Risk Based Certification tout au long des deux cycles.

Première certification

1. Engagement du dialogue
   Pour personnaliser l'audit, nous devons connaître ce qui est important pour votre organisation. Nous devons nous faire une idée précise de votre stratégie, et des conditions susceptible d'affecter votre capacité à atteindre vos objectifs. Par la suite, nous identifions conjointement 1 à 3 domaines prioritaires qui seront suivis pendant les différents audits. Ces points de focalisation doivent être liés au système de management et reflèter les risques ou opportunités les plus cruciaux pour votre succès. S'accorder sur les domaines prioritaires est un effort collaboratif, et nos auditeurs peuvent vous assister dans leur détermination. Néanmoins pour qu'ils soient parlant pour la Direction, il est indispensable que le Management soit impliqué à chaque étape de leur détermination.
   
2. Revue de la Documentation (Etape 1)
   Cette activité peut être réalisée dans nos bureaux ou conjointement à la visite préliminaire. Elle constitue, l'un des premiers pas dans le voyage que sera votre projet de certification.
   Notre responsable d'audit évalue votre manuel de management. Le cas échéant, il consigne par écrit, ses observations et demandes d'amélioration. Il vous indique son évaluation de votre préparation de votre organisation et de votre capacité à envisager sereinement un audit de certification.
   
3. Visite Préliminaire (Etape 1)
   Cette étape cruciale de la prise de connaissance réciproque est réalisée sur site entre 4 et 6 semaines avant la date prévue l'audit de certification initiale. Elle peut englober la revue documentaire. La visite préliminaire a pour finalités essentielles de :
   
   
   • Valider votre préparation pour l'audit de certification intiale en réalisant :
     • le bilan de la revue documentaire effectuée préalablement,
     • le déploiement des divers documents sur lesquels s’appuie votre système auprès des utilisateurs,
     • une analyse détaillée de la structure de votre système de management,
     • l’identification des points critiques de votre entreprise : objectifs stratégiques, obstacles et risques associés,
     • une visite de découverte de votre entreprise pour mieux se familiariser avec vos processus et leur application.
     
   • Préparer l'audit de certification à venir en :
     • vous familiarisant avec nos auditeurs et nos méthodes de travail,
     • nous permettant d'appréhender votre système de management sur le terrain,
     • décelant d’éventuels problèmes ou omissions pouvant être résolus avant l’audit,
     • confirmant ou ajustant en conséquence les dates de votre audit initial,
     • déterminant conjointement le domaine prioritaire qui servira de fil conducteur auxaudits,
     • personnalisant votre programme d’audit (personnes rencontrées et durées d’entretien prévues).
     
4. Audit de Certification (Etape 2)
   L'audit de certification initiale consiste dans la conduites d'entretiens informels, d'examens documentaires, d'observation de taches en cours de réalisation et de collecte d'éléments de preuve sur le fonctionnement de l'organisation et de son système de management. Durant le processus, nous évaluons le degré de conformité de votre système de management avec les exigences du référentiel choisi et le niveau de maîtrise exercée sur les domaines prioritaires identifiés. Lorsque le système est réputé conforme, nous pouvons délivrer un certificat. Les constatations liées aux domaines prioritaires sont présentées lors de la restitution en fin d'audit, et rédigées dans une partie spécifique du rapport. Elles ne viennent pas en ajout des constations liées à l'évaluation de conformité du système. Lors de la réunon de clôture, le choix des domaines prioritaires définis pour le prochain audit est confirmé.

Maintien de la certification
Passé cette étape, vous avez complété la certification initiale et vous engagez le processus de maintien de la certification.

5. Audits Périodiques
   Chaque certificat émis a une validité de 3 ans. Son maintien requiert la réalisation d'audit selon des fréquences établies. Il ne doit pas s'écouler plus de 12 mois entre la fin de l'audit initial et la réalisation du premier audit périodique. Le second audit périodique peut être réalisé entre 11 et 13 mois après le précédent.
   Ces audits portant sur un échantillonnage d'activités et/ou processus, confirment la validité des engagements pris par votre société, la conformité de votre système de management par rapport aux exigences du référentiel choisi et permet de revoir l'éfficacité des actions engagées en regard des constatations émises lors de l'audit précédent. Si une fréquence annuelle est le minimum requis, il est néanmoins possible d'envisager un cadencier plus rapproché (tous les 9 mois ou tous les 6 mois).
   
6. Audit de renouvellement de la certification
   Au terme d'une période de 3 ans, votre certification peut être prolongée au travers d'un audit de renouvellement. A cette occasion, dans le cadre d'un audit plus court que l'audit initial, votre système de management est revu dans sa globalité pour confirmer son adéquation globale avec les exigences du référentiel applicable.

Suspension ou retrait des certificats
Que se passe-t-il si une organisation échoue à maintenir son système de management ou ne respecte pas les échéances du process de certification ?
DNV a une procédure transparente pour la suspension ou le retrait des certificats. Elle est applicable aux situations dans lesquelles l'organisation échoue de manière réelle et sérieuse dans ses obligations de maintien de la conformité de son système ou n'honore pas la programmation des audits prévus, ou toute autre situation telle que définie dans la procédure.

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